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公章对于企业来说非常重要，若在合同及其他法律文件中使用，在没有其他证据证明相反事实的情况下，则发生法律效力，对该企业具有法律约束力，换句话说，该企业要承担相应的法律责任。因此，企业应加强公章管理，妥善保管，谨慎使用，以避免不必要的法律风险。笔者现从自己前期办理的一则真实案例出发，谈谈企业在公章管理方面存在的问题和应对措施。
案例及分析
案例：
当事人侯某系A公司项目经理，出于好意，其以个人名义从建设方库房领取35台监控球机后，将该批球机全部出借与B公司，B公司项目经理周某出具由其个人签字的借条一张。事后，B公司坚决不承认其向A公司项目经理侯某借取35台监控球机的事实，建设方也向A公司发出了警告通知，若不及时归还，将暂停给A公司办理工程结算手续，并将在A公司工程款中按市场折算价扣除35台球机的总价款。
A公司此时若通过诉讼维权，将面临证据不足而败诉的风险。为此，侯某通过B公司办公室职员，获取一份盖有B公司公章的空白《设备借用记录表》，后将借用球机的事实填写其中。
起诉后，B公司抗辩：
1、《设备借用记录表》中的公章并不是B公司公章，不能代表B公司的真实意思；
2、周某并不是B公司的项目经理，其在借条上签字与B公司无关。
为此，B公司还向法庭提交了鉴定申请，请求对《设备借用记录表》中的公章与B公司备案及使用的公章是否为同一公章进行鉴定。后因此项鉴定缺乏鉴定必要性而由B公司主动撤回。
在B公司当庭抗辩《设备借用记录表》中的公章并不是其公司公章后，笔者向B公司注册地的工商部门申请调取了B公司部分工商登记资料，从中发现B公司对外同时使用三枚公章，只有一枚在公安部门备案，另外未备案的两枚中的一枚正是《设备借用记录表》中的那枚公章。此外，侯某从工程监理方用手机拍下了B公司授权周某负责涉案球机所属工程项目的授权委托书。
法院最后认为：《设备借用记录表》中的公章虽然不是B公司在公安部门备案的公章，与B公司递交法庭的法律文书上的公章亦不相同，但此枚公章在工商登记部门使用过，若B公司对外使用，均代表B公司的真实意思，对B公司具有法律约束力，《设备借用记录表》中的B公司公章真实有效。结合B公司对周某的授权委托书和庭审情况，法庭最终支持了A公司的诉讼请求。后B公司不服，提起上诉，经过长达半年的拉锯战后，二审法院最终驳回上诉，维持原判。
分析：
本案A公司的主张虽然得到了法庭支持，但较为曲折，完全是利用B公司公章管理不规范的漏洞而获胜。若B公司公章管理规范，对使用严格把关，侯某及A公司估计很难取证成功；即便取证成功，若所加盖的公章既非备案又非对外使用，且在B公司拒不承认相关事实的情况下，A公司很有可能败诉。本案中，B公司虽然否认主要证据中的公章为其公司公章，也一口咬定该公章系其员工私下所盖，公司并不知情，但该公章早已在由其递交工商部门的工商备案材料中使用，应视为B公司的有效公章，若在对外的民事行为中使用，对其应具有法律约束力。另外，虽然该公章的使用未经B公司同意，但办公室员工保管并使用公章的行为应推定为B公司已授权该员工对外使用该公章，B公司以其不知情作为抗辩理由是不能成立的。
公章管理中存在的问题及应对措施
问题：
由以上案例可知，公章对企业来说非常重要，但不少企业在公章管理中存在着许多问题，主要有：
1、公章刻制流程不清晰，没有审批手续；
2、刻制公章不在公安部门指定的单位进行，也不向公安机关备案，造成公章使用风险；
3、没有公章管理的相关规章制度，公章使用也没有严格的审批程序，比如公章管理人员对拟加盖公章的文件材料审查不严格，甚至在空白介绍信或空白纸张上频繁用印；再如公章保管人员擅自让他人代为盖章或者在没有相关监管的情况下允许他人携带公章外出；
4、没有统一的公章使用台账，即便有统一的使用台账，也没有详细登记用印事项和用印人（包括用印人签字项），若出现问题，无法追溯；
5、保管制度不健全，未设专人保管，公章丢失或被盗后也不能及时报告和报案，也不在报纸上发布申明作废的公告，从而产生潜在的用印风险；
6、允许不具备资质的单位挂靠经营，甚至允许挂靠单位随意使用企业公章；
7、发生公章被仿冒的情况后，不采取正确的应对措施，放任风险发生；
8、部分企业在撤销或关闭下属单位或部门后，没有及时收回和销毁其公章，造成公章失控，导致巨大风险。
应对措施：
针对以上问题，笔者建议相关企业采取以下应对措施，以避免不必要的风险：
首先，建立日常保管制度。
1、采取分级保管制度，包括公章在内的各类印章应指定专人依业务需要领取并保管；
2、须由专门保管人员妥善保管，不得擅自委托他人保管，并将此规定在其岗位职责中予以明确；
3、公章应妥善保管，注意安全，防止损毁、遗失和被盗。
其次，明确相关职责和责任。
1、保管人必须妥善保管公章，不得遗失，如遗失，须及时向公司报告；
2、须严格依照公司公章使用规定使用公章，未经审批程序，不得擅自使用；
3、在使用中，保管人应对使用公章的文件和相关手续文件予以审核；
4、若在公章使用中违反规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以处分并要求赔偿经济损失，情节严重的，应移送有关机关依法处理。
