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工程档案归档职责分为
1和工程准备材料(包括开发、施工、招投标材料等。)，由各经办部门直接向监察室备案。
2，工程监理资料主要由监理单位编制和归档
工程监理资料由具有工程监理职责的工程部形成。监理工程师将在三天内将监理过程数据移交给工程部数据，其他监理数据将在分阶段工程完成后统一。
委托监理单位的工程监理资料由委托监理单位形成、编制和保存。工程竣工后，资料统一移交至工程部资料室，工程部资料员对监理资料的形成进行监督检查。
3、工程施工资料，主要由工程部监督控制，施工单位进行具体的准备、收集、整理，并在各分部工程完成后，一个月内统一移交至工程部资料室
4、工程竣工验收资料，由工程部组织，建设单位进行验收资料的准备、收集并按规定移交工程部汇总，由工程部牵头，建设单位随报城建档案馆
5、工程结算资料，主要由建设单位和承包单位按照集团公司工程结算目录进行收集和整理，经工程部审批后，报项目主管领导审批，加盖工程部公章后，报送预决算部，由预决算部完成结算后定期报送监理办公室
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工程部日常保管资料
1、监理计划、细则及旁站计划:工程开工后，由工程部负责人审核，报公司主管领导批准，加盖监理公司公章，10天内报工程部资料室备案
2，工程开工报告及开工令:工程开工后3天内，监理工程师将报告提交工程部资料室。
3，分包商资质检查:分包商进场后10天内，在资质文件复印件上加盖责任单位公章，并提交工程部资料室备案。分包单位主要包括施工单位、监理单位、(主体)施工单位、设计单位、勘察单位、材料检测单位、桩基施工单位、装饰单位(包括铝合金门窗)、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单位等。
4，监理日志:原则上要求监理工程师当天向工程部资料室或监理公司的监理提交监理日志备案。
5，月度监理报告及总结:每月月底，监理工程师应将月度监理报告提交工程部(或监理单位的项目)负责人审批并盖章，然后移交工程部(或监理单位)资料员存档。资料员应检查月度监理报告是否标准和符合要求。工程竣工后，项目经理应编制监理工程总结，由监理负责人签字，经项目监理(或监理单位)领导批准后盖章，并在10天内移交工程部(或监理单位)资料员备案。
6、监理工作联系单及回复:施工单位的通讯由工程部资料员统一接收。经监理工程师审核后，监理工程师或工程部资料员应将批复发送至相关单位。同时，工程部资料员将合并和归档每个联系人列表和相关回复。
7，信件:工程部信息员负责收发信件。公司内部的通信和施工单位的通信应分开，并在序列号分别编制后的同一天归档。
8，现场记录:监理工程师应在现场工作完成后2天内将现场记录提交给资料员存档
9，单位工程坐标定位测量记录:工程开工前1周内报资料室备案。测量记录必须由建设、施工、监理、设计等单位签字盖章
10、签证、委托及进度申请:监理工程师办理审批手续后，按规定提交工程部资料员。工程部资料员在签证上签字，委托给工程部负责人，并报公司主管领导批准。进度申请经工程部负责人批准，打印后第二天由监理工程师或工程部资料员发送至相关部门和施工单位，同时一份存档于工程部资料室。
11，施工图纸:总工程师办公室直接分发给工程部资料员，资料员再分发给相关工程师。工程部资料室必须确保在收到图纸的当天提交一份施工图。在工程部资料室存档的图纸可根据单位工程进行分类和保存。
12，检验报告和调查报告:有关单位应在检验完成后一个月内，按单位工程将有关项目提交工程部资料员分类归档。
13、合同、施工许可证、规划许可证及其他工程许可证的复印件:复印件应保存在施工现场备查，并由资料员保存和存放在档案柜内。任何人都不能随意复印或把它们带出办公室或借给其他部门。
14，沉降数据:施工单位提交的沉降数据应经监理工程师审核批准。项目经理、工程部负责人、公司主管领导批准后，相关单位向预决算部提交一份，工程部资料员向建设单位提交一份，同时资料室提交一份。
15，材料检验:施工单位提交检验的材料，报工程部负责人批准后3天内，由监理工程师签字盖章。材料由监理工程师或资料员发放给施工单位，资料员根据单位工程的分类进行归档。如果出厂证明和检验报告不是原件，应加盖材料供应商的公章，并注明原件的存放地点。
16、施工检查资料(包括各种施工记录):施工单位上报的隐蔽验收记录、检验批验收记录等施工记录，工程师应在收到后3天内签字，并经工程部负责人在检查资料台帐上认可。检验资料封存后，监理工程师或工程部资料员将检验资料发放给施工单位，工程部资料员根据本单位的项目进行分类归档。
17，图纸设计和设计变更:图纸设计和设计变更应按单位工程进行分类和归档。设计院发布的设计变更应首先提交给工程部资料员，工程部资料员将资料员分发给相关工程师。发布的数据应由相关人员签字，签字日期应精确到小时。同时，一份保存在工程部资料室。
18，施工组织设计及分部工程施工方案:施工单位提交的《施工组织设计》经监理公司批准后7天内归档。施工单位和监理单位在《施工组织设计》中必须加盖公章，并由总监签字并加盖总监登记印章“编制人”和“批准人”栏中的签字必须由专人签字，施工单位的批准人必须是施工单位的技术负责人在《施工组织设计》中，对于未向社会公开的项目，监理单位应加盖监理项目印章，但无需加盖公章，总监也无需签字，其他事项按上述要求办理。
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工程竣工后必须移交档案部门，工程部必须将竣工资料移交给当地城建档案馆，同时向监理办公室移交一套完整的竣工资料(包括工程准备阶段、监理资料、施工工艺资料、竣工验收资料和竣工图纸)，同时还需要移交工程施工工艺管理资料进行保管。
移交的具体内容和对象如下:
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移交资料要求
1，归档项目文件的分类必须明确，不同的文件和资料要分开装订，同一类资料要装订成册，并根据项目的进展顺序编制序号
2，传输的数据类型必须完整，内容完整
3、归档工程文件原则上为原件当没有原件时，复印件应清晰并注明原件存放位置。
4、归档文件应清晰、完整，并有签字和盖章手续
5，工程资料统一用A4纸规范。不符合标准的原始数据应通过折叠和粘贴达到A4格式(297毫米×210毫米)的规格，并露出图标栏除了政府和专业检查机构编制的装订文件(如调查报告)
6、工程资料应尽可能用计算机打印(除签名和日期外)，不得用修正液修改；签字和盖章程序应完整，且无易褪色的书写材料，如圆珠笔、铅笔、复写纸等。，应该使用。
7，工程文件用纸应具有高韧性和耐久性，可长期保存。通常，蓝色蓝图用于绘图。竣工图应该是新的蓝图，不能使用两个底图。计算机绘图必须清晰，不得使用计算机绘图的副本。
8，所有竣工图应加盖竣工图章和图纸设计专用章。竣工图的折叠方法应符合档案馆的要求(一般折叠成手风琴式，见下图1)。竣工图章的基本内容应包括“竣工图”、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理和负责人。
竣工图章应使用不褪色的红色墨水，并覆盖图标条上方的空白区域(邮票示例见下图)
9。施工图结构、工艺、布局等有重大变化的。、或变更超过图纸的1/3时，应重新绘制竣工图，变更和修改的依据应在图标上方或旁边的文字中注明。
10、生产竣工图只能在图纸会审、设计变更和工程洽商的基础上进行修改
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整理标准程序
(1)数据整理和排列
1、整理方法
日常收集和整理:按项目单位工程进度依次形成的数据类型进行装箱，并按“工程技术资料归档整理要求清单和移交规范”进行分册分组
附件1:工程技术资料归档及移交要求清单，
序号，
资料分类，
规范要求，
备注，
1
调查报告，
综合项目组合，
2
分包单位资质检查，
细则及并列计划
按单位工程分类论文
4
监理日志
按单位工程检查论文
5
监理月报
按单位工程检查论文
6
监理总结
按单位工程卷256 19910
项目开工报告及开工顺序、进场通知、延期审批
分为
11
施工组织设计和分部工程施工方案
分为
12
材料检验
单位工程和分部工程
13256 可根据施工许可或现场的实际情况进行划分，例如，如果几栋建筑组合在一起，一栋高层建筑可能是一个单元工程，而对于数据较少的单元，如别墅，则可按地区或组别进行划分。由几个项目共享且无法分离的数据可以合并到综合卷中。
:
(1)移交过程中的分类要求清理和检查各阶段形成的数据，确保各卷严格按照附件1进行分类和分组；
(2)敦促所有工程师清理个人数据并补充应归档的文件。
(3)粘贴案卷书脊:写好案卷标题，根据信息内容填写相关内容；
(4)按件对包装好的卷数据进行编号，从“1”开始，用铅笔在文件的右下角写页码，在两边写文件，在背面左下角写编号，在右下角写折叠图，并编制卷目录(见附件)
(5)制作卷封面和参考表格(见附件)
(6)登记所有进出文件(见附件)
(1)按照工程进度的顺序，包装好的数据按照“单位工程类型”的标准进行排序，然后按照年度顺序依次编号，如2002年、2003年、2004年...
A，不同文件盒或卷的排列方法:
对于同一项目竣工项目和同一项目阶段的数据，文件盒从低年到高年依次编号，依此类推。文件箱的排列如下:2008，2009...
B，同一盒或卷中数据的排列方式:
同一项目和类型的数据放在同一盒或卷中同一盒或卷中的数据按照形成年份从低到高依次编号。
例:盒中有两卷，即01和02，分别构成2000年和2001年，在盒中依次排列为2000年和2001年；以另一卷为例:一卷的最早年份是1999年，最晚年份是2001年。该卷中的文件依次排列在1999年、2000年和2001年，该卷的年份为2001年)
(2)根据工程进度逐一检查箱子的内容，并将内容分类。分别装订不同类别的材料。例如，如果项目开始，同一单元的材料按时间顺序装订在一起形成一卷。即使材料很少，不同类型的材料也不能装订成册。内容不同的
文件可以放在同一个文件盒中。文件框的标题是根据框中文件的主要内容合成的。例如，一个文件箱包含两个数据卷，即项目开工令和项目延期报告，可归纳如下:项目开工令、项目延期报告等
当有许多相同类型的文件可以分成多个卷时，这些文件的标题是相同的，标题后面是括号，该卷的内容用括号中的短词概括
(3)框中的每一卷必须与卷内目录一起编辑，并与卷绑定在一起，以便及时查阅相关卷的内容
(4)填写《文件资料传递表》，正式向档案部门办理资料传递手续，经双方审核签字认可
3，文件框脊格式:(见以下附件)
XX房地产
XX公司
(可在此处填写项目名称)
文件编号
B1.1-1
文件标题
XXXX建设用地数据
卷编号
1 2556
1，根据工程规模，预拨一定数量或面积的铁柜空间；
2。将预留铁柜分配到项目的各单元工程中。项目中的每个单元项目应至少有一个铁柜。根据项目进度和规模，逐步增加铁柜数量。
3、监理文件按单位工程、子单位工程、分部工程、专业归档；
施工文件可按单位工程、子单位工程、分部工程和专业归档。
竣工图可按单位工程、子单位工程和专业归档
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工程部移交数据流
附件2:工程技术数据移交工作流程图
附件3:工程技术数据移交预验收申请表
移交部
接收部门
经办人
申请时间
申请事项
待移交数据简述
工程部负责人意见
工程部预验收意见
监控子室预验收意见
八项
注意事项
工程师收到资料后，必须在规定的时间内完成审批，并及时在工程部资料室存档。
2、工程资料的分类应科学合理，原则上按项目-单位工程分类工程部资料员收到资料后，应及时将资料归档和编目，不得积累资料。
3、工程部资料室档案柜应根据要求上锁。当图书馆员离开电脑时，他们应该锁定屏幕并定期更改密码。
4、各种数据收发台帐要登记及时、详细，重要数据收发台帐(如设计变更、图纸)要登记详细到时间
5、工程师向工程部资料室借阅资料时应办理登记手续，不得随意浏览工程部资料室的资料。贷款审批要严格，部门领导要签字并建立贷款账户。
6，总工程师办公室出具的涉及设计变更的联系函，应与其他设计变更资料放在一起。
7，及其他单位的联名信，未带信的要及时跟踪并在帐内标注，以备将来使用
8，给各部门的通信信件需要按部门进行分类，主要包括物业部、总工程师办公室、产品质量监督中心和工程技术部。
9年，纸质账户与电子账户应一一对应
10，文件盒中不能夹带其他不相关的数据
11、项目名称、规模、相关建设单位等资料中的项目资料应与施工许可证、规划许可证和规划验收证书一致。
12、工程资料中的签名和盖章程序应完整，签名和盖章不得泄露。
13、监理日志的内容应详细，如项目现状、项目进展、存在的问题及改进措施等。各工程阶段完成后，及时向工程部资料室归档，严禁在监理日志上乱涂乱画
14、分包资格应在分包单位进场后10天内报工程部资料室备案。分包单位主要包括施工单位、监理单位、主要施工单位、设计单位、勘察单位、材料检测单位、桩基施工单位、装饰单位(包括铝合金门窗)、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单位等。
