企业如何为商业秘密管理建立合适的组织和框架

商业秘密管理过程中，所涉及的范围几乎覆盖了整个企业。群龙无首或多头马车可能会导致管理危机。适当的商业秘密管理组织可以确保商业秘密管理系统得到有效和高效的实施。

企业实施任何任务，不仅要完成任务，还要做好工作。交付任务时，应根据任务的特点选择合适的执行者，并给予人员足够的资源和授权，以明确其职责和承诺，从而最终交付预期的结果。因此，角色和责任的适当安排无疑是这项复杂任务的成功因素之一。

商业秘密管理机构负责监督和协调商业秘密管理系统的运行。该组织的主要职责包括但不限于以下事项:

持续识别企业拥有的商业秘密，并基于风险概念评估和规范商业秘密的使用范围和方式根据企业的独特环境，设计、调整、宣传和监督各部门落实合理的商业秘密保护措施，确保商业秘密管理体系的实施达到预期。跨部门沟通协调，处理各部门对实施商业秘密管理制度的反馈和障碍。获得高级管理人员的支持、完全授权和足够的资源企业应根据自身规模、组织结构和需求，建立相应的商业秘密管理机构。一个企业是否有专职的审计部门和特殊的应急任务分组将使商业秘密管理组织的结构略有不同。然而，无论组织结构如何变化，管理组织的角色和职责都不会相应地变化。

此外，影响商业秘密管理组织的因素还可能包括企业的规模。不同的规模可能会影响管理组织的成员数量或成员是否为全职。企业文化可能会影响授权级别等。在设计商业秘密管理机构时，企业需要考虑所有相关的影响因素。

这里，根据企业的规模，我们提出三种可供企业采用的管理组织形式(见图1)供参考。

在此框架下，2000人以上的企业可以参照表A；

2000及以上1000家企业可参照表b；

1000或以下的企业可参照表c这些门槛值

不是绝对的，企业仍然需要根据自己的特点做出最终决定。接下来，我们将解释每种形式的组织结构

图1:商业秘密管理组织结构的示例类型

1，形成管理组织结构

图2:形成管理组织结构示意图

对于大型企业来说，完整而合理地分配各种商业秘密管理角色并不困难在此框架下(实际上，各种形式因框架而异)，商业秘密管理首席召集人(以下简称“首席召集人”)领导商业秘密管理委员会(以下简称“委员会”)讨论和决定与商业秘密管理有关的事项。商业秘密管理执行秘书(以下简称“执行秘书”)负责管理委员会的相关事务，确保其顺利运作。此外，执行秘书下设一组工作人员，称为商业秘密管理执行小组(以下简称“执行小组”)，负责商业秘密管理系统的日常维护

商业秘密管理涉及整个企业。如果商业秘密管理系统要顺利运行，企业各部门的参与是非常关键的。因此，建议每个部门至少指派一名种子人员协助执行秘书及时、适当地实施或传达与商业秘密管理有关的事项。

此外，企业应使用完善的内部审计程序来回答商业秘密管理制度是否已全面实施以及是否需要调整等问题。为了保持审计的独立性，内部审计的负责人和成员应直接向首席召集人报告。最后，当商业秘密被侵犯时，由一个经过培训并熟悉应急预案的应急小组(以下简称“应急小组”)接管对侵犯商业秘密事件的处理。菌株组中的不同角色可以根据其功能进行细分。

我们建议设立事件管理、调查与评估、沟通与协调、公共关系媒体等角色，协助企业整合与管理、调查、跨部门沟通，向外界解释侵犯商业秘密的原因和对策。

2和b形式的管理组织结构

B形式的管理组织结构根据企业组织结构中是否有专职内部审计单位以及是否有望建立应急响应组织分为B1(见图3)和B2(见图4)。企业可以根据自己的需要，在内部评估后采用最合适的框架。

图3:表格3组织结构示意图:B1管理表格

B1与表格A的区别在于是否提前设置了应变组如计划提前成立应急小组，则为甲类组织结构；相反，它是B1形式在

B1格式中，只有一个紧急处理窗口。当侵犯商业秘密的事实得到确认后，委员会将根据事件的特点，召集并指派相关人员参与事件的处理。这种形式的优点是它可以选择最合适的人来处理每个事件，并确保最少的人知道事件的内容。缺点是应急人员只能参考现有的书面应急处理原则和程序。没有定期接受应急措施的教育、培训和演习可能会导致应急人员不太熟悉应急措施。B1类管理组织更适合于商业秘密泄露风险低或文化氛围特别敏感的人员处理商业秘密泄露事件。

图4:表4管理组织结构示意图:表

B2 B2管理组织从企业组织结构没有专职内部审计部门这一事实出发在这种形式下，企业没有专职的内部审计部门。

完整的商业秘密管理系统应遵循PDCA原则，这是确认系统是否实施的必要过程之一。因此，我们建议将审计角色分配给执行团队在现有的组织结构下，执行秘书提出建议，经委员会批准，找到并培训具有专业审计知识和技术及工业知识的人员担任审计职务。其他角色与表格a中的管理组织相同

3，表c

管理组织结构图5:表c

C管理组织结构示意图适用于小型企业和组织结构简单或灵活的企业。丙类管理机构的审计职能分配在执行小组，企业没有专职审计部门。同时，企业没有预先建立的应急组织，只有一个应急窗口。事件发生后，将部署相关负责人员进行适当处理。

以上的业务流程有三种形式，无论企业采用何种结构，运营和维护商业秘密管理系统所需的角色和职责都必须存在。企业可以根据自身条件评估每个角色的权利和责任，并设计一个最适合自己的管理商业秘密的独特组织。除了组织结构之外，

也是将承担各种角色的企业的常见难题。根据我们过去的经验，我们编制并提出了以下角色分配建议:

1。商业秘密管理总召集人:至少为副总经理以上级别的人员，如:董事长、总经理、人力资源部总经理、法律部总经理等。

2。商业秘密管理委员会:由企业主要机构、部门和工厂的高管组成

3。内部审计负责人:公司审计部门负责人为负责人。

4。商业秘密管理执行秘书:代表企业的商业秘密管理。可能的候选人是总经理办公室、人力资源部、法律部和其他部门的人员。

5。商业秘密管理执行小组:委员会任命具有良好沟通技能的人员协助执行秘书推动各种商业秘密管理系统的工作，最终由总召集人任命。人员数量应根据企业规模确定。对于2000人以上的企业，建议正常设置至少3人。

6。商业秘密管理实施部门/工厂:实施部门/工厂的负责人是部门或工厂的最高管理者，主要负责审查和批准相关的商业秘密管理体系文件和表格，并指派部门或工厂的种子人员。种子人员最好是熟悉部门或工厂业务的人员。种子人员至少有一年的经验，有一定的责任感和热情。

7。侵犯商业秘密应急小组:应急小组召集人由委员会任命。它也是事件响应的单一窗口，可以由法律部门、人力资源部门、管理部门和其他部门的负责人持有。应急小组下的每个小组由应急小组召集人任命的一名人员领导。应急小组成员应包括侵权发生地的主管部门、责任部门和相关协调部门。

建立一个合适的商业秘密管理组织无疑是商业秘密管理系统的成功要素之一无论采用何种形式的管理组织，只要已建立的管理组织具备适当的角色和职责分配、高级管理人员对任务执行的支持以及任务实施者的相应保证等条件，所有促进管理体系实施的行动必定会事半功倍。