财务管理系统:质量保证基金和预付款

在FMS财务管理系统中，如何管理质量保证基金和预付款，作者做了详细的业务流程分解

的最后一篇文章主要谈到了财务应收账款管理，一些朋友留下了评论并提出了很多建议。谢谢你

关于应收账款分为ToC和ToB，各部分与前端业务系统密切相关，如订单流、支付流和第三方公司对接；销售合同、信用对账、核销、结算等。

我计划先根据业务流程介绍主要模块，有了宏观总体概念后再继续深化工作。我希望看过这篇文章的人能继续关注，谢谢！

本文将讨论质量保证基金和预付款的管理，因为这部分将涉及以下应付账款的结算。

1、质量保证基金管理

质量保证基金:

是质量保证基金，是向供应商或平台商收钱的条件，以约束供应商或平台商，确保产品质量和资质符合国家相关标准

1。合同管理

收取质量保证金和多少？

在与供应商或平台供应商签订合同时应明确这一点，因此质量保证基金的管理应与供应链管理中的合同管理模块相联系。合同签订后，

，如果需要支付质量保证基金，系统会自动生成一张状态为“待收款”的“质量收款单”；

文档被推送到“供应商-商户管理平台”。供应商付款后，会上传收据凭证。

财务部审核质量保证付款回单，根据实际的回单提示，将状态更改为“已收到”。

审核合同生效，后续业务工作开始。

在上述流程图中没有显示“供应商-商户管理平台”,今后将对此系统的相关功能进行单独介绍。

2。质量保证基金收款

手工录入，系统创建

收款单据:

类型为“质量保证基金”。为了财务审查和数据统一，质量保证基金收款单据实际上是一种“收款单据”

收款凭证有两种方式:

财务同事收款后在FMS财务管理系统上传收款凭证；

供应商通过供应商管理平台收发收据凭证，实现数据共享和同步。

质量保证收据的关键字段:

供应商或商户号、合同号、应收质量保证金额、收据凭证、收据状态、收据日期等。

这里是如何设计系统存储的简要说明:

首先，应该有一个质量保证基金池，即质量保证基金主表，包括供应商或平台商户号、合同号、质量保证基金金额、冲销金额、质量保证基金余额等关键字段。

其次，质量保证基金的每一次增加或减少都应该有一个类似于日记表的运行记录。主要字段包括操作时间、增减金额、来源单据号、类型、供应商或平台商户代码、合同代码等。

质量保证付款托收凭证。有两种情况:签订合同时需要收取

质量保证费，即如上所述；

当质量保证基金因产品质量或其他扣款行为而被扣款时，供应商或平台商户需再次向我公司支付款项以继续履行合同。

3。质量保证基金的返还

在收取质量保证基金时，应当有返还质量保证基金的操作场景

:

供应商或平台商户终止合作，需要将保修金返还给供应商或平台商户

:

的退货方式从货款中扣除，即结算后的其他应付款；

直接进入保修支付表支付给供应商或商家

4。扣除质量保证基金

由于质量问题或其他问题，供应商或平台商的质量保证基金根据合同要求扣除。此时，可以通过输入费用单据来核销质量保证基金的余额。

质量保证基金余额控制:

在上图中，质量保证基金余额必须大于20%等有一些限制。为什么

应该这样设计？扣除后的

保修余额可能不足以限制供应商或平台商户，从而增加我公司的风险。此时，应采取以下措施:

继续向供应商或平台商户收取保修，当余额低于风控制线时，及时提醒商户；

当余额低于控风线的最小值时，商品将不能买卖。

这部分仍然需要根据业务场景进行详细设计。这只是一个简单的例子。

2、预付款管理

预付款:

企业根据购销合同向供应商预付款。由于预付款占用了公司的现金流，原则上应尽量避免采用预付款结算方式使用预付款时，应控制预付款的比例。这一部分应在合同中明确规定。

1。预付款远期流程

让我们还是先看看流程图

1)合同管理

是否支持预付款结算方式需要在合同中明确规定一般来说，公司的采购和销售部门都比较强大。因此，我们都希望在签订相关合同时能够灵活，但财务作为公司的合规部门，需要制定合理、严格的程序来限制业务，以降低公司的风险。

，因此，供应链管理系统的合同管理模块应该有预付款的相关条款。

的支付比例不应高于购买金额的50%，这是上限，但取决于公司的实际经营情况。

2)采购管理如果

合同支持预付款，则可以创建预付款采购订单。输入采购订单后，需要自动计算预付款金额。具体的互动可以自己设计创建

预付款付款单后，需要生成付款单，经财务审批后支付给供应商，采购单才能向下流转

预付款采购订单的审批流程需要考虑预付款是否已经支付

3)预付款管理

预付款信息的数据库存储设计可以参考质量保证基金，即主预付款表和预付款明细表

主表关键字段:供应商代码、合同号、预付款余额等。

进度字段:流水增减记录

4)

预付款的结算最终应反映在结算单上。由于在采购订单完成后只需要剩余的付款，所以预付款扣除的金额应包含在结算单中。这一部分将在以后的结算文件中详细说明。

预付款的冲销逻辑参见以下流程

2。预付款冲销流程

1)预付款金额增加

预付款余额通过预付款付款单据>付款单据增加

2)提前还款冲正

场景1:采购入库后需要与供应商结算时，需要冲正采购价格那么预付款将如何核销？这里，在收到采购后，根据付款付款单生成费用单，然后在生成结算单时获取费用单并反映在结算单中

场景2:当供应商不合作或合作方式发生变化时，如果预付款余额未被扣除，则需要要求供应商收回该金额。为了避免我司的风险，这部分单据的默认是采用不付款扣款方式，即供应商需要向我司汇款，在财务审核时可以根据实际情况进行修改。

摘要

如果我们分别看一下上述预付款和保修的介绍，这很简单。但是，在产品规划和设计中，我们不仅要考虑实际的业务场景，还要考虑整个过程的合理性，这样开发出来的财务管理系统才是可用的，最终被用户所接受。

我刚刚根据自己的经验做了一个简短的总结。我希望这对你有所帮助。最后，谢谢你阅读它。

地图来自Unsplash，基于CC0协议