武汉地铁oa_谈OA办公系统选择的十大误区

办公自动化是20世纪70年代中期在发达国家迅速发展起来的一项综合性技术。从80年代末至今,经过十几年的发展,我国办公自动化已经从最初提供独立的辅助办公产品发展到现在提供面向应用的大规模协同工作产品。那么,办公自动化应该解决什么问题呢?我们说过,办公自动化是为了创建一个集成的办公环境,以便所有的办公人员在同一个桌面环境中一起工作。

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错误1:自己开发

可以更好的满足自己的需求,可以随时升级和维护。它是可控的,可以避免被欺骗。但事实上?首先,办公自动化系统涉及越来越多的学科和技术,包括计算机、通信、网络、管理和行为、多媒体、数据库、图形和图像等。这是一个需要整合各种人才的团队项目,一个或几个普通程序员很难做好。

其次,单位内的程序员受行业和职位的限制,无法掌握最新的管理理念和发展趋势,往往只能简单地模仿和克隆本单位的市场和办公流程上的办公自动化系统,无法真正达到提高管理水平的目的。

再次,办公自动化系统的频繁调整将严重影响员工的快速掌握和正常使用,延长整合周期;

最后,办公自动化系统的开发需要大量的人力、物力、财力、管理和时间成本。有很多不可控因素,最低综合成本是几万元,其中很多是几十万元。显然,得不偿失

因此,除了一些非常大的企业和敏感单位外,建议普通企业不要自行发展误解2

:功能越多越好

只要你愿意付费,软件的功能可以无限扩展,但这是你需要的吗?

首先,很容易造成功能闲置和系统清空;

其次,功能越完整,系统越复杂,使用越困难,维护越麻烦。

再多,功能多,价格多,一次性投资太大;

最后,服务成本急剧上升,隐藏的风险增加,甚至应用程序半途而废。

购买办公自动化系统时,应考虑个人的实际需求和支付能力。如果从适用性入手,就应该坚决切断不必要的、利用率低的“鸡肋”功能,选择功能紧凑、满足核心需求、价格低廉、易于二次开发的系统。

事实上,就办公自动化的功能而言,无论是管群、联想、用友、何嫱还是不知名的小公司,80%的内容都是一样的,但应用深度不同。办公自动化功能每增加10%,价格就会增加至少100%-300%。经理们需要看看他们是否需要为剩下的20%支付这么多

需要注意的是,为了满足中小企业客户“小而全”的特点,一些办公自动化集成了人员、客户、财务等功能模块。这些模块通常“看起来很漂亮”,不能取代专业的管理软件。他们只能做最简单的记录和备份工作。误解3,

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:价格越贵越好。办公自动化系统

选择的价格越高,问题就越少?

首先,判断一个办公自动化系统好坏的基本原则不是它的价格,而是它是否适合自己。

其次,价格越高,投资越大,负担越重,风险越高。

再说一遍,选择昂贵的名牌产品实际上是为制造商支付广告费。

最后,产品可能不是面向产品的,但是开发人员仍然按照项目来做,没有成本优势

我曾经看到一个小公司在其网站上为办公自动化标价36万元,但是销售人员甚至不能清楚地解释它的功能。我在网上试了试,结果一团糟。这告诉买家要睁大眼睛,不要盲目相信“一物一价”,小心被不择手段的商家打击。误解4:

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:价格越低越好

当然是好事,但如果低至8000元,就值得怀疑了。这件事有什么可疑之处吗?

第一,质量问题这种价格极低的办公自动化主要是由小公司和个人开发的,也是个人离职后从原企业中带出的。产品的稳定性、升级和版权不受保证。

其次,隐性成本一些软件看起来很便宜,但是有用用户的数量是有限的。例如,一个办公自动化软件提供5800元,但只支持20个初始用户。此外,每增加10人就要支付2000元,因此50人的单位要支付11800元,而且还有比这更高的使用费

最后,服务问题一般来说,这种软件不能提供可靠的服务,即使提供了,也要支付很高的服务费。软件服务与产品是一体的,软件报价应包含合理的后续服务费,否则用户的利益无法得到有效保护,服务费成为无底洞。

记住,过低的报价往往会失去软件应用程序的功能和服务,对客户不负责任

也有许多原因导致产品以低于正常价格销售,如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等。,这要求用户不要贪图便宜的价格,最终损害自己的利益。

的错误5:系统越透明、开放和自由,

互联网办公室就越好,让一切透明、开放和自由?

的开头必须是相对的。如果所有员工都能在网上随意浏览本单位的财务数据、客户数据、成本信息、配方流程等重要文件,很容易造成泄密,给企业带来不可估量的损失。

为了解决开放性和保密性的矛盾,一个好的办公自动化系统允许用户方便地设置权限,这不仅方便了系统中各种文件的统一管理,也保证了安全性。经理根据员工的职位为他们设置不同的访问权限。只有具有相应权限的人才能看到数据,而其他人则不能IBM的办公自动化系统解决方案是软件和硬件的集成,具有更高的安全性。

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的错误区域6:系统应该完全符合单元

的办公模式。如果有人说他想找到一个完全符合他自己的办公模式的系统,那么我想问:这样一个系统的价值是什么?

首先,软件必须体现自己的思想和特点,因为这是软件的功能和价值的体现。

其次,办公自动化系统没有将传统的办公方式转移到互联网上,而是融合了先进的管理理念和积极的工作态度,体现了新的办公模式;

再说一遍,开放存取的开放性、公平性和透明性会触动一些人的私人利益,使他们产生抵触心理。

由于办公自动化系统是对旧模式的改造,它会与旧的办公习惯和习惯思维产生一些冲突,并不可避免地会有一个整合期,这就要求单位积极创新,勇于变革,接受新的思想和旧的行动

因此,我们应该选择具有先进管理理念并能产生推广效果的办公自动化产品,而不是盲目追求符合自己的使用习惯和简单性,积极适应软件,因为促进管理进步是应用软件的最终目标

使用户能够顺利工作优秀的办公自动化系统允许用户定制工作流程,解决软件建模和单元个性化之间的冲突。误解

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7:大企业必须发展好

大企业不一定发展好,即使好,它真的适合你吗?

首先,有专业技能。大型企业可以加强某种软件或硬件,但他们可能无法做好办公自动化,因为它们是不同的概念。

其次,大型企业开发的办公自动化系统价格惊人,往往是普通办公自动化系统的几倍甚至几十倍。

再次,办公自动化系统的开发技术和理念日益成熟。许多公司开发了优秀的办公自动化软件。

最后,大企业开发的办公自动化系统更适合大企业,因为中小企业使用的版本需要具有中小企业的特点,包括结构、功能、流程、维护等。相反,由非大型公司开发的系统可能更实用,因为它们对中小企业有更直接和更深刻的了解。

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错误8:选择办公自动化软件,彻底改善

单元的管理。一个软件能解决这个问题吗?

首先,管理混乱是因为没有标准化的流程,标准化的流程需要由人来制定,然后通过办公自动化系统才能有效地实施。

其次,办公自动化是一种没有主观能动性的工具。管理中最重要的问题,如动机、分析、决策等。,需要人来完成。还是

,办公自动化的功能是提高整个单位的办公效率和办公质量,把人们从低端工作中解放出来去处理核心事务

因此,把开放存取的作用看得太低或太高是不正确的。只有提高整个单位的人员素质,特别是领导素质,才能全面提高管理水平。当然,这并不意味着办公自动化应该在管理完善之后应用。办公自动化与人应该相辅相成,相互促进。

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的错误9:一旦到位,

就能一劳永逸地到位?首先,企业的发展不会一步到位。人员、规模、制度、思想和文化都在不断调整和完善。

其次,产品开发不会一步到位。应用技术、功能模块和管理概念日新月异,必须随时更新。

再一次,社会发展不会一步到位,社会进步会突飞猛进,无论是通过创新还是通过淘汰。

任何软件都是为了满足当前甚至未来一段时间的需要,不可能一步到位,一劳永逸软件不是最好的,只有更好,只有保持持续改进,才会保持持续优势因此,在选择软件时,我们应该选择那些易于扩展和升级的软件。误解

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十:一个好的办公自动化系统不需要任何服务

服务既昂贵又麻烦,所以找一个完美的办公自动化系统来省去许多麻烦?

首先,购买软件只是第一步。真正的工作在于应用。这是一个长期的过程,没有可靠的服务是做不好的。

其次,办公自动化系统发展迅速,拒绝服务也剥夺了持续改进和领先的机会。

再次说明,本单位维修人员的技术水平难以满足技术发展的需要。

事实上,从长远来看,软件供应商以更低的风险和成本提供更专业的服务。现在许多著名的大型企业都将信息技术服务外包出去,这说明这是值得的。

总之,选择办公自动化有五个标准,即先进的理念、适用的功能、方便的使用、到位的服务和合理的价格。最重要的一点是“适用”。在购买软件之前,你必须问自己:为什么我应该使用办公自动化?我主要用办公自动化解决什么样的问题?几年后,我将使用这个办公自动化来解决这些问题。我主要使用办公自动化的哪些功能?谁和多少人将使用办公自动化?我能负担得起什么价格的办公自动化……...必须形成一份清晰的分析报告,而不是根据模糊的感觉来判断,这样你就能掌握主动权,不会被卖家的花言巧语所欺骗

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