跟单员的职责_成为一名优秀的外贸业务跟单员该如何工作日常工作流程是些什么

如何做一名优秀的外贸业务员?日常工作程序是什么?外贸业务员是指在签订出口合同后,跟踪或经营货物加工、装运、保险、检验、报关、结汇等部分或全部环节的外贸业务人员。根据合同及相关文件协助执行对外贸易合同。外贸业务员的工作主要是跟踪合同的履行情况。它的重点是货物、证书、船舶和货币,包括备货、催款、证书变更、仓库租赁和预订(报关、检验、装运)、开票和外汇结算等根据业务流程,

外贸跟单可分为三类:准跟单、中间跟单和全跟单:

①准跟单指“跟随”,直到出口货物交付到指定的出口仓库;

(2)中期跟单指“跟随”直到装运和清关;

③全程跟单是指“跟随”货物到达账户,直到合同履行。

跟单商根据业务性质可分为外贸跟单商和订单跟单商(生产跟单商)

跟单的出口货物工作主要包括:接收订单、跟踪生产、跟踪发货、下订单和结汇等。

首先是关于样品:为了获得订单,准备样品是一个重要的步骤

发送目录、样品或样品制备:样品分为工厂现有样式、新型号或根据客户样品制作的重复样品

无论是旧产品、新产品还是客户的样品,样品都必须送客户确认。尤其是新产品可能需要反复修改几次。

外贸跟单必须保留最终确认样品,以免下订单时发现确认样品。根据样品,

在国际贸易中占很大比例。作为外贸业务员,你应该做

1:有完整的产品信息。

2:新产品的成本和价格应核算

3:新产品应采用真实样品制作。

4:客户样品应保持原样。

1。收据:收据是指合同的签署和订单的获得。合同的书面形式不限于特定的格式。

任何规定双方名称、质量、数量、价格、交付和支付标的物的书面文件,包括买卖双方为达成交易而交换的信件、传真和电子邮件,应构成书面合同。

1。订购方式:客户可以通过传真、电子邮件或书面合同等方式订购。所有销售人员应注意将它们转换成书面订单,并说明规格、数量、交货日期等。订购的产品。

2。接受订单的方式:交易会、拜访客户、国外参与、邀请客户访问、由GOOGLE搜索关键词开发的客户、访问由SEO优化的公司网站的客户、B2B网站上的公司商店等。

3。接收订单的形式:在出口贸易中,对跟单商接收的订单没有特别的限制。最常见的有:

(1) CONTRACTs:(合同)合同包括卖方起草的销售合同和买方起草的购买合同

(2)确认;(确认)它比合同简单异议、仲裁和不可抗力条款不包括在内。又称销售确认书

购买确认书:这种合同形式一般适用于轻工业品、日用品、地方特产等。交易量小,批量大。

和合同比较正式,机械设备、大布朗贸易进出口

还包括协议、意向书、订单和寄售订单等。

位国外客户直接发送的订单或委托订单,收到后应及时回复,不能忽视;否则,它是默认设置。

(3)PROFORMA INVOID:买方出具的参考发票,要求出口商在交易完成前提供商品的名称、规格、价格和其他条件,以便向当地政府申请进口许可证或批准外汇。

等发票在交易后不能代替正式发票使用,对双方均无最终约束力。

为了区别于正式发票,必须明确标明“正式发票”字样关于订单的信息通常显示在表单发票上。(收货人、合同号、形式发票号、签发日期)

产品信息(名称、数量、价格、交货日期)合同条款(价格条款应明确(离岸价、到岸价)和支付方式应明确(信用证、电汇)此外,请提供我们的银行信息,供客户签发证书或汇款。

4。订单接收程序:订单接收程序可分为四个部分:询价、报价、还价和接受

(1)询价:(INQUIRY)也叫询价,即买方主动要求卖方报价

(2) OFFER: (Offer)也称为OFFER这是买方或卖方向另一方提出各种交易条件并愿意根据这些条件进行交易和订立合同的明确表示。在实际业务中,报价通常是由一方在接到另一方的询问后提出的。

(3)还盘:(COUNTER-OFFER)也叫还盘,是对对方给出的价格进行还盘

(4)验收明确表明买方或卖方同意对方在报价中提出的交易条款和条件,并愿意根据这些条款和条件完成交易和签订合同

2。文件评审:即合同

(1)文件评审内容:确认产品名称、规格、质量、数量、单价、价格条款、总金额、付款方式、包装要求、交货日期和交货方式

订购客户需要的不同材料、不同工艺甚至不同加工设备的产品。首先,这取决于我们目前的水平能否满足客户的要求。这是关键。

(2)打开生产订单和工艺卡:当每个订单打开时,客户的要求必须清楚地写在生产订单上在移交给生产部门或生产工厂进行生产之前,应通知仓库所生产的原材料是否足以生产本文件。

(3)在生产过程中,如果出现无法满足客户要求的意外情况,必须及时向公司最高级别或厂长反映情况,寻求解决办法。

(4)小样品:制作小样品的目的是看看我们的产品是否能满足客户的要求,这也是大批量生产的基础。

通常按照正常程序处理,小样品在下大量订单前都由客户自己确认。

(5)订单修改:一般情况下,客户需要重新订购订单,外贸业务员重新订购订单并提交给生产部门进行生产。顾客取消订单时,外贸业务员必须收回旧的生产订单、工艺卡等。

(6)质量:也称为质量,是商品外观和内在质量的结合在国际货物销售中,货物质量不仅是主要的贸易条件,也是外贸业务员检验单据的首要条件。

对于按规格、等级和标准签订的合同,交货质量必须符合合同规定的规格、等级和标准。

如果合同以样品为基础,则必须与样品一致,如果既有样品又有书面说明,则两者必须一致

(7)数量:应审核货物数量是否能及时准备如果合同有“溢缺条款”,卖方在履行合同时在数量上可以灵活。

如果合同数量前面有“合同”,合同词语含义的国际解释应符合跟单信用证统一惯例。如果信用证中规定了合同条款,允许增减不超过10%。

(8)单价,总金额审查:一些客户在下订单时会标记单价。我们将对照报价单检查它是否正确。把总数加起来有什么错误吗?新客户需要检查他们的订单是否符合我们的报价。审查

(9)价格条款:出口货物的单价条款,也称为价格条款,通常使用:

FOB FOB(价格条款指装运港的fob)和

CFR(成本和运费)

CIF成本+保险费+运费(指目的港)价格条款

离岸价到岸价格几种常见价格条款

(10)付款方式审核:付款方式是否可以接受信用证、电汇存款支付货币可以接受吗?

(11)包装要求审查:货物包装必须符合出口合同的规定,货物包装和质量一样,也是外贸合同的主要条款一些国家法律将合同中的包装条款视为货物描述的组成部分。卖方必须按照合同规定的包装方法交货。在与客户签订合同之前,

可以向客户展示工厂自己的包装,看看是否可以接受。如果是客户的包装要求,(彩色印刷,尺寸),我们能做到吗?我们有

位客户提出的所有包装材料吗?(内包装、外包装、标签、说明书)内包装:普通盒、白盒、彩盒、泡罩外包装:纸箱、木箱、桶、编织袋

外包装主要采用标志和数字样式,即唛头印刷。如果合同中有规定或客户另有规定,必须按照合同规定或客户要求刷唛头。

如果合同中没有规定,且客户对此没有要求,出口商应自行选择标记和数字。一般来说,它包括收货人(发货人)的缩写、目的港、零件号等。

如果进口国的有关当局规定标志和数字的包装必须使用特定的字符(如海湾国家要求的阿拉伯语),一般应遵守。等待交货时间回顾:交货时间是国际贸易货物的主要贸易术语。如有违反,买方不仅有权拒收货物并提出索赔,还可以宣布合同无效。因此,货物准备的时间必须与出口合同和信用证中规定的交货时间和装运时间相适应。并结合运输条件,根据装运进度进行适当安排,一般也应留有余地因此,外贸跟单应检查交货时间是否合理,以及公司是否能及时准备货物并按时发货。

交货日期一般应指定截止日期,而不是具体日期截止日期是多长时间?它可以是2周、3周或1个月、2个月、1/4或更长。

(13)交货方式综述:运输主要包括海运、陆运、空运、邮件等注:如果运费由客户支付,客户决定交货方式,如离岸价等。如果我们支付到岸价格或到岸价格,我们将尽力使用海运。如果报价是海运,客户要求空运,我们可以要求客户承担额外费用。

(14)检查商品质量,做好质量监督工作:质量监督是进货过程中非常重要的工作

产品的质量关系到合同的顺利履行和出口商的声誉。出口企业和外贸业务员必须高度重视。

虽然控制产品质量是制造商的事,但为了保证按质量和数量及时交货,外贸跟单只要具备条件,就应积极参与质量监控的全过程。外贸业务员如有问题,应立即要求相关生产部门及时采取措施。

(15)散装货物生产后,必须交付:货物交付时,企业一般要求办理入库手续。

许多外贸进出口公司使用“货物出库申请表”作为货物出库的交接手续,这是货物出库的主要方式。

3。催单:信用证是大多数出口贸易的支付方式。外汇的安全托收是有保证的,因为它是银行信贷。只要提交的文件符合信用证条款,银行保证付款。外贸业务员和外贸业务员有句谚语:“没有兔子,就没有鹰”这里的“兔子”不是指合同,而是指“可接受的信用证”有时即使收到信用证,但信用证的内容我们不能完全接受,也绝对不可能交货。这意味着只有合格的“信用证”才能用来交货。因此,外贸跟单应督促信用证支付合同,并高度重视和谨慎审查和修改。外贸业务员应认真对待,确保合同的顺利执行。

1。提示:在信用证支付方式下,当进口商未能按照合同规定的时间开立信用证,或者出口商可以根据货物来源和运输条件提前装运时,则称为提示,通过电话、电子邮件、传真等方式催促进口商迅速开立信用证。

2。证书审查:进口商开立信用证时,出口商必须仔细检查开证行和信用证的内容

认证考试是银行和外贸公司的共同责任,但范围和内容不同。银行从政策方面进行审查,如发行国是否有贸易关系、发行银行的信用状况等。

银行收到开证行信用证后应核对秘密费用;当

收到信用证时,应首先检查印章(签名)。如果

发现印章与印章有任何不符之处,应及时与外界核实。同时通知相关公司和企业任何收到的信用证必须清楚地标明“不可撤销”不得附加任何限制或保留。例如,

在信用证中规定,“开证行的通知必须生效”,“付款人如拒绝付款,应承担付款义务”,甚至“银行只负责移交单据,不承担付款义务”这种限制或保留是不可接受的根据远期信用证,规定汇票付款人是进口商通常是不可接受的。

如果合同规定对信用证进行保兑,应检查信用证是否有“保兑”字样、保兑银行名称和保兑条款。并检查保兑行的信用状况如果合同规定信用证是可转让的信用证应审查“可转让”和可转让条款。如果合同规定货物需要转运到某个地方,信用证应注明“允许转运”。外贸公司

的业务员也应检查发行人和受益人是否正确。除非合同中另有规定,签发证书的申请人一般应为进口商。应仔细检查证书签发申请人的姓名和地址,以防止装运错误。

还应仔细检查受益人的姓名和地址,并应确认和纠正任何错误,包括个别文字错误。为了避免将来准备文件和代理麻烦影响谈判期间外汇的正常收取。

1信用证货物和货币,金额必须与合同一致,金额大小写应一致

合同中有“超载和短载”条款的,信用证金额应包括“超载”部分的金额;

,其中到岸价格和。如果合同是根据价格条款签订的,佣金应在以后汇出,信用证金额应包括佣金金额。

应仔细检查证书中要求提供的文件类型、内容和字符填写要求等。

如发票、原产地证书等不合理要求必须由外国第三方出具,并在提单目的港后指定码头等。,应该仔细考虑。并要求对方修改信用证

对保险单内容的要求应与合同一致。如果要求与合同不一致,应允许另一方修改信用证或根据保险公司的有关规定进行适当处理。当

增加保险金额或保险范围时,信用证中必须明确规定“额外费用应由发行人承担”,并且

的装运期必须与合同规定的时间一致。如果证书到达太晚或发生事故而无法按时装运,应要求进口商及时延长装运期限。如果发现证书只规定了有效期,而没有规定装运期,信用证的有效期可视为装运期。

如果信用证的有效期和装运期相同,即所谓的“双到期信用证”,可以根据能否提前装运决定是否允许对方更改信用证。当外国信用证只规定装运期而不规定有效期时,必须立即要求对方修改信用证以规定有效期,因为信用证的有效期是不可撤销信用证不可或缺的一部分。

信用卡的到期日通常由受益人所在的国家规定。如果规定在外国到期,则很难掌握发送账单的时间,也很容易引起争议。因此,当信用卡在国外到期时,应要求对方及时将信用卡在中国到期。

3。撤销:如果发现与合同有实质性不符,出口商不能接受。根据合同,进口商应通过原开证行修改信用证。检查证书后发现问题是很常见的包装、总金额、有效期,包括拼写错误要求对方修改信用证可能有几个问题。我们必须一个一个地指出来,一劳永逸地修改。如果装运日期因另一方的原因而受到信用证修改的影响,信用证的有效期和装运日期应延长。

还应仔细审查外国信用证修改通知。如果修改中有我们不能接受的条款,通知应及时返回通知行。否则,它将根据通常的解释被接受。

通常不在未收到另一方信用证修改通知的情况下装运货物。

4。租船、订舱和装货:当货物准备好并且信用证没有问题时,我们将进入装货、租船、订舱和装货阶段如果合同是在到岸价的基础上签订的,我们负责租船、订舱和装货的程序。跟单商应在装运前4-5天联系装运和包装部门。要完成的任务包括选择集装箱、制作装箱单、跟踪集装箱的装载情况等。

(2)集装箱选择:根据不同的货物选择不同的集装箱常用的有:

| 19,920英尺集装箱,容积29-30立方米,容量17.5吨;

| 19,940英尺集装箱,容积58-61立方米,可装22.5吨重货物;

40高英尺柜,容积68-71立方米,可容纳27.5吨重物;制作装箱单:装箱单的重点是货物的包装它应包括名称、规格、数量、箱数、毛重和净重、包装尺寸、总体积、箱号、唛头等

(4)后续包装:装运前一天通知相关人员,并确认装运数量的准确性协助生产部门安排人员安装机柜。

个集装箱到达工厂后,卖方应监督装货并指导货物的放置。如果一个集装箱中有几种货物,每种规格的一两箱产品应留在集装箱的尾部供海关检查。

5:制证结汇:这是出口商品的最后一环,也是最关键的一环

(1)文件准备:货物装船后,跟单商应根据信用证、合同或其他文件及时准备各种文件

在信用证有效期内向银行发送单据出口单据主要包括:汇票、发票、海关发票、提单、装箱单、原产地证书、商检证书、保险单等

(2)外汇结算:如果单据是按照信用证规定开具并及时发送到银行,我们就能及时收到付款。

文档要求:正确、完整、及时、简洁、整洁、唯一一致、文档一致

6,外贸业务员的职责

1,跟踪每份订单的生产情况,并顺利地将货物交给客户以收回到期款项。

2,与新老客户保持联系,增加沟通,了解客户需求

3,掌握和理解市场信息,发展新客户。

4,搞好售后服务7、外贸跟单售后服务

1。当客户投诉或退货时:对于客户投诉,我们应该了解问题的原因,并采取措施寻找对策以避免下次发生。

2。当客户要求退款时,首先要让客户尽可能多地接受我们的解决方案。如果可以修理,产品将在装运前进行修理。

3。如果非常严重,它将被重新生产,由生产补充,然后交付。

4。试着互相妥协。有时只能根据客户的要求来处理最重要的是如何使公司与其客户实现双赢。

8。外贸业务员在工作中应该善于沟通:

1。与工厂所有部门沟通:面对生产部门,外贸业务员是客户,他所做的一切都应该对客户和老板负责。

以上与生产部门沟通,使他们在生产订单过程中能更清楚地了解客户的意图,使生产更加顺畅,更好地满足客户的要求。

2。与客户沟通:首先,了解客户的心态。他们希望你能以最快的速度和最低的价格给他最好的商品。如果你能意识到这一点,与客户沟通并不难。

3。如果我们能把我们所有的订单都当作自己的事情,从头到尾做好,我们的客户就不难提供工作。只要我们真诚地对待我们的客户,他们就会在某些问题上理解你,不会让你为难。我们尽可能多地考虑对方。当顾客赚钱时,老板就会赚钱,外贸业务员本身也将有机会得到提升和提升。

本文转载自微信公众号广发外贸功夫

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