近年来,越来越多的企业被企业知识产权管理体系认证,但很少企业能够将知识产权管理体系与企业实际管理相结合。 在一些企业中,知识产权管理规范不仅不能给企业带来管理指导,也给企业带来运营负担。 那么,如何合理利用企业知识产权管理规范进行企业知识产权管理? 以下是本人的经验。
一、深刻理解系统
利用标准支持企业的知识产权管理,首先要完全理解标准条款,在理解为什么要确立这个条款,其目的的基础上选择合适的执行方法。
例如,GB/T29490企业知识产权管理规范8.3a条款针对采购环节的知识产权规定:“在采购知识产权相关产品的过程中,收集知识产权相关信息,要求供应商根据需要提供知识产权权证书,以免采购侵犯知识产权的产品”。
我了解这一条款的目的是在企业确定供应商之前,调查供应商的状况,收集信息,看供应商公司是否存在侵犯知识产权的先例或产品潜在风险,降低购买产品的侵权风险。
二、根据公司实际情况,选择执行深度和执行方式
由于企业的实际情况不同,企业的知识产权资源和产品市场整体风险也不同,标准条款的执行方式和深度也应不同,这种应对方式应根据公司的实际情况来执行。
我们必须以前面提到的采购8.3a条款为例,收集供应商的知识产权信息,避免采购侵权风险,但收集到什么程度必须视企业自身情况而定,在知识产权资源丰富、产品风险高、风险防范方面应更深入地执行。
企业自身知识产权管理资源弱、企业产品行业侵权风险小的,可以直接向供方提供无侵权承诺
并且,企业在一定知识产权的人才基础和业界存在一定诉讼事件的情况下,企业可以自己收集对方信息。 例如,通过网络新闻或其他方法,供应商检查是否有商标或专利侵权的先例,申请该核心产品的专利商标注册状况
此外,在企业环境恶劣、整体知识产权诉讼较多的情况下,对一些主要供应商提供产品可以自行进行侵权的检索,看是否存在侵权的风险。
三、执行方式不拘形式
企业知识产权管理系统认证中,一些领导机构总是根据相应的条款列举相应的表格模板,向各部门分发一些表格模板,根据该表格模板进行相应的记录。 这种不灵活的条款执行方法,一个条款对应至少一个表单,完成整个知识产权体系往往需要至少大量的表单文件。 日常管理持续下去,管理变得非常繁琐,难以实行。
根据实际情况,我们建议您将多个类似的表单合并在一起并进行共享管理。 同时,能够融入日常管理业务的活动,尽量用专业的知识产权管理表格来表现。
例如,销售和售后服务的8.5c条款要求产品的市场跟踪,在实际执行过程中,如果专门获得产品的市场知识产权跟踪表,则难以管理,企业难以继续执行,相信容易成为形式化的“虚假制作文件”。 根据企业的实际情况,把这个追踪调查放入“企业市场营销部新产品调查报告书”“产品企划报告书”和“市场信息月报”等能够搭载这个功能的文件和活动中,只要占有小的模块,就能长时间健康有序地实行。
四、简化体系文件和体系过程
有的公司一般都有多个系统的认证,一些企业管理系统的文件可以通用,企业必须根据自己的实际情况,简化系统文件。
同时,大多数认证体系都有内部审查和管理审查的要求,各个体系单独进行内部审查和管理审查,会大大增加企业系统管理者的工作量,给企业各部门造成很大的时间损失。 因此,在实际执行过程中,完全可以同时审查很多系统,节省很多时间和精力。 此外,管理评审活动也可以纳入年末总结等活动中,不需要个别取得管理评审,需要时间,难以继续实施。
五、合理利用标准赋予的权利,实现跨部门管理。
企业知识产权管理部门一般在法务部和研发部,部门管理功能的核心也在研发。 对于中小企业来说,知识产权部门很难跨部门管理其他系统。
利用企业知识产权管理体系,可以加强人事部保密合同规范、竞争限制合同规范等营业部销售合同规范、宣传方法风险管理等采购过程风险管理等其他部门的规制。 我们可以将这些规制日常化、程序化,在加强企业知识产权总体规制力度的同时,扩大知识产权部门在公司的影响力,提高企业知识管理者的地位。
总结一下,企业的知识产权管理应当以企业的知识产权管理标准来指导,但不拘泥于一些模板和其他形式,在理解标准的基础上尽可能地将管理活动纳入公司的其他管理活动中,简化知识产权管理独特的表格数量,根据公司的实际情况,选择执行方式,不断改善自己的