1。什么是项目总结?
项目总结是在项目完成后恢复项目实施过程,总结实施过程中遇到的问题,并讨论当时的解决方案,以便找到更好的解决方案或规避策略通过总结项目中存在的问题,可以达到指导后续工作、提前规避相关问题、以最合理的方案实施项目的效果。
2,为什么要总结这个项目?为什么
应该在项目完成后主动总结项目?
1,审查项目初期规划是否合理
在需求审查期间,通过相关参与者的讨论制定了项目规划。但在项目实施过程中,是否严格按照计划进行?如果没有,问题是什么?项目完成后,对项目规划的讨论有助于及时发现规划中存在的问题,从而为后续项目做出更加合理的规划。
2,分析项目过程中是否存在问题
项目实施过程中不可避免地会遇到各种问题,项目周期越长,问题就越容易出现。通过分析项目实施中存在的问题,了解业务流程的需求,对原有业务的影响,评估技术实施方案的优缺点,人员配备是否合理等。如果你用问题来推后这个项目,你就能找出真正的问题。
3,当时的解决方案是否是最好的
在项目实施过程中,如果有问题,当然要找到相应的解决方案。由于项目周期的限制,当时的解决方案可能是一个公平的措施。既然项目已经完成,让我们回头看看那个时候的解决方案。有更好的解决方案吗?如果有,将来是否有相应的治疗策略?只有通过持续的项目评审,才能在未来的项目中选择更好的实施策略。
4,总结项目经验,引导未来需求
,所谓“牢记过去,引导未来”在我们工作的过程中,我们不能总是忙于应对各种需求。我们应该始终注意总结我们所做的项目。总结项目实施过程中遇到的各种问题、解决方案和优化策略,不断提高规划能力,优化需求实施计划,增加应对各种突发情况的策略。
总之,一个好的项目总结更有利于能力的提高,使“经验变成经验”
超强的重考能力让人们能够从过去的事件中快速积累经验,跑得更快。
3、如何总结项目?
认识到项目总结的重要性后,作为项目经理,我们应该如何总结项目?
建议学习联想的“四步重考法”:回顾目标、评估结果、分析原因、总结经验,在项目实施过程中不断总结重考,提高项目管理能力
项目恢复的结构类似于许多地方的回顾性审查。这主要是讨论以下问题:
审查项目的目标和可交付成果,哪些在过去已经做得更好,哪些可以做得更好是事后审查批准的。回顾仍有以下特点:
更有深度的前瞻性和标准化的邀请客户参与。对于项目的审查,这12个操作考虑事项被认为是已经反复尝试和测试的“秘密”。
1。召集会议
在项目结束时,您应该尽快召集项目恢复会议。理想的情况是在项目结束后两周内。如果开会时间过长,人们的记忆会衰退,被其他事物影响或冲淡,变得模糊。
可以考虑将项目的恢复变成庆祝活动。对于会议时间,应该保证每个人至少有20分钟的发言时间,如果是一个长期、连续和复杂的大型项目,时间应该适当延长。
2。邀请合适的人
如果可能,邀请“客户”参加研讨会。
如果一个类似的项目即将开始或已经开始,邀请这个新项目团队的成员参加恢复会议将是非常有价值的,因为这将使刚刚总结的经验和问题能够在被提到时立即传递给新用户。
3。联系人的任命
为了保证项目复工的顺利进行,必须任命一个独立的联系人。
此人最好是与本项目关系不大的第三方人士。协调人的核心职责是指导大家讨论和召开项目恢复会议。他不需要熟悉要讨论的内容,也不需要项目业务方面的专家。
4。审查项目的目标和可交付成果
项目的恢复也应该从澄清初始目标开始,并询问“我们的预期目标是什么”和“我们取得的真正成就是什么”
联系人可以询问客户或参与者:“您是否实现了预期目标”,并可以根据项目的“关键成功因素”(KSF)或“关键绩效指标”(KPI),包括项目的工期、成本、质量等,逐一了解项目是否实现了预期目标并让客户满意。
5。项目计划或流程的审查
对于大型或复杂的项目,应审查项目计划,并与实际情况进行比较,找出差距。如果可能,给出项目的“完整图片”。这将非常有价值
联系人可以和团队成员一起绘制项目实际进度的流程图,确定每个阶段的核心任务、关键步骤和决策点。通过这种方式,您可以找出项目的哪些部分被延迟了,哪些部分被提前了,哪些部分高效地完成了,哪些部分被延迟了,以及哪些部分的团队成员仍然不确定已经采取了哪些步骤。
6。问“你成功做了什么”
总是从你做得好的地方开始!我们应该尽力积累好的实用方法,避免错误。联系人可以问:“在朝着我们的目标前进的过程中,我们成功了哪些步骤?”项目中真正做得好的是什么?”
同时,你必须多问几次“为什么”,这将使你迅速找到问题的根源。
此外,保证每个人都参与讨论,并邀请沉默者发言。
7。分析成功的原因并将结论转化为对未来工作的建议
找出成功的原因并总结重要的和可重复使用的经验和建议总结的经验和建议必须基于每个人都认可的事实。
在这一阶段,团队对话主要是引导大家畅所欲言,以开放的心态自由讨论,不压制任何不同的声音,引导冲突走向建设性和创造性的对话,逐步达成共识。
8。问“哪个可以做得更好”
没有完美的项目,即使它取得了整体的成功,也有改进的余地。因此,下面的讨论将集中在“我们能在哪里做得更好”、“哪些过程是次优的”以及“还有哪些遗憾或缺陷”等问题上与此同时,再次使用“多问几个为什么”的技巧来探究影响项目团队未能做到最好的原因。
9。发现困难并提出改进建议
项目的恢复应该着眼于未来,不要沉湎于过去的错误然而,找出“绊脚石”和容易犯的错误也很重要,这样以后就不会再犯这样的错误了。
下面的问题将非常有用:
“在当时给定的信息和知识下,我们能做得更好吗?”“在现有的信息和知识下,我们如何以不同的方式完成这些项目,以确保更大的成功?”"根据你目前的经验,你对这些项目的未来团队成员有什么建议?"“如果下次你还有机会做类似的项目,你会做什么不同的事情?”,以便做得更好“10”。确保没有遗漏,每个人都畅所欲言
你不能让任何人在离开会议时感到事情没有得到澄清,或者他们的宝贵意见没有得到认真对待。因此,有可能通过评分或让每个人评估来确认是否有遗漏的项目。你可以问每个人:“现在想想,你对这个项目有多满意,如果10分是满分,你得了多少分?”
如果有人得分低于10分,你可以问:“你认为你如何能达到10分?”这样,你就可以知道他们没有表达什么,他们不满意什么。
11。问“下一步怎么办”
项目复工必须付诸实施,才能真正发挥其价值。如果一些参与者准备做另一个类似的项目,他们可以被提醒是否可以利用刚刚总结的经验和教训来优化他们自己的项目计划和方法。
12。组织和分发会议纪要
有一份清晰、简洁但完整的会议记录是非常重要的,因为没有人喜欢阅读冗长、杂乱的演讲。然而,如果它太简短,缺乏必要的细节,会议记录的价值将大大削弱。
因此,有必要尽可能详细地记录对未来工作有帮助的建议,显著地标记它们,并在适当的时候直接记录每个人的发言。之后,应咨询每个参与者,以确保没有人的话被误解,没有重要的事情被遗漏。这对联系人来说是一个巨大的挑战。一旦
被统一,最终文档应该分发给每个人,并与可能从中受益的人共享。
4、
摘要倒带就像一面镜子,反映了事件的真实面貌很多人懒惰或不愿意面对现实,所以他们不做总结和恢复交易,因此重复进入同一个坑,犯同样的错误,从而降低工作效率。
雷军曾经说过,战术勤奋不应该用来掩盖战略懒惰。换句话说,做好重考就是要有技巧、有策略和勤奋。通过总结恢复交易,不仅可以发现和解决问题,还可以将经验转化为经验,甚至能力,这样你就可以跑得更快,让你的生命不断增值!需要
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